Menejemen Sarana dan Prasarana Pendidikan
Dalam rangka mengatur substansi fasilitas atau sarana di sekolah di gunakan suatu pendekatan administratif tertentu yang disebut juga manajemen sarana pendidikan. Manajemen sendiri merupakan proses pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Pendayagunaan melalui tahapan proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan lancer, teratur, efektif, dan efisien. Jadi manajemen sarana pendidikan adalah keseluruhan proses perencanaan, pengadaan, pendayagunaan, dan pengawasan yang digunakan untuk menunjang pendidikan agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan lancer, teratur, efektif, dan efisien.
Perlengkapan sekolah, atau juga sering disebut dengan fasilitas sekolah, dapat di kelompokan menjadi sarana pendidikan dan prasarana pendidikan. Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah, seperti: ruang, buku, perpustakaan, labolatarium dan sebagainya.Sedangkan prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang proses pendidikan di sekolah. Dalam pendidikan misalnnya lokasi atau tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, ruang dan sebagainya.
Sedangkan menurut keputusan menteri P dan K No.079/1975, sarana pendidikan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu:
1) Bangunan dan perabut sekolah
2) Alat pelajaran yang terdiri dari pembukauan dan alat-alat peraga dan labolatarium
3) Media pendidikan yang dapat dikelompokan menjadi audiovisual yang menguanakan alat penampil dan media yang tidak menggunakan alat penampil.
Fasilitas atau sarana dapat dibedakan menjadi 3jenis yaitu :
1. Fasilitas fisik, yakni segala sesuatu yang berupa benda atau fisik yang dapat dibendakan, yang mempunyai peranan mempermudah dalam melancarkan suatu usaha. Fasilitas fisik juga disebut fasilitas materiil.Contoh : kendaraan, alat tulis kantor, peralatan komunikasi elektronik, dll.
Dalam kegiatan pendidikan yang tergolong dalam fasilitas materiil antara lain: perabot ruang kelas, perabot ruang TU, perabot laboratorium, perpustakaan dan ruang praktek.
2. Fasilitas uang, yakni segala sesuatu yang bersifat mempermudah suatu kegiatan sebagai akibat bekerjanya nilai uang.
3. Fasilitas sumber daya manusia
Agar tujuan-tujuan manajemen perlengkapan bisa tercapai ada beberapa prinsip yang perlu di perhatikan dalam mengelola perlengkapan di sekolah, prinsip-prinsip yang dimaksud adalah :
1) Prinsip pencapaian tujuan
2) Prinsip efisiensi
3) Prinsip administratif
4) Prinsip kejelasan tanggung jawab
5) Prinsip kekohesifan
1) Prinsip Pencapaian Tujuan
Pada dasarnya manajemen perlengkapan sekolah di lakukan dengan maksud agar semua fasilitas sekolah dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh sebab itu, manajemen perlengkapan sekolah dapat di katakan berhasil bilaman fasilitas sekolah itu selalu siap pakai setiap saat, pada setiap seorang personel sekolah akan menggunakannya.
2) Prinsip Efisiensi
Dengan prinsip efisiensi semua kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sekolah di lakukan dengan perencanaan yang hati-hati, sehingga bisa memperoleh fasilitas yang berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Dengan prinsip efisiensi berarti bahwa pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Maka perlengkapan sekolah hendaknya di lengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. Petunjuk teknis tersebut di komunikasikan kepada semua personil sekolah yang di perkirakan akan menggunakannya. Selanjutnya, apabila dipandang perlu, dilakukan pembinaan terhadap semua personel.
3)Prinsif administratif
Di Indonesia terdapat sejumlah peraturan perundang-undangan yang berkenaan dengan sarana dan prarana pendidikan sebagai contoh adalah peraturan tentang inventarisasi dan penghapusan perlengkapan milik negara. Dengan prinsip administratif berarti semua perilaku pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah di berlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya, setiap penanggung jawab pengelolaan perlengkapan pendidikan hendaknya memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua personel sekolah yang di perkirakan akan berpartisipasi dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan
4) Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab
Di Indonesia tidak sedikit adanya kelembagaan pendidikan yang sangat besar dan maju. Oleh karena besar, sarana dan prasarananya sangat banyak sehingga manajemennya melibatkan banyak orang. Bilaman hal itu terjadi maka perlu adanya pengorganisasian kerja pengelolaan perlengkapan pendidikan. Dalam pengorganisasiannya, semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat itu perlu di deskripsikan dengan jelas
5) Prinsip Kekohesfan
Dengan prinsip kekohesfan berarti manajemen perlengkapan pendidikan di sekolah hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak. Oleh kerena itu, walaupun semua orang yang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara satu dengan yang lainnya harus selalu bekerja sama dengan baik.
Manajemen sarana pendidikan meliputi :
1. Perencanaan pengadaan
2. Penyimpanan
3. Inventarisasi
4. Penataan
5. Pengawasan dan pengendalian
6. Penyaluran
7. Pemeliharaan
8. Rehabilitasi
9. Penghapusan
B. PENGELOLAAN FASILITAS PENDIDIKAN
1. Perencanaan sarana pendidikan
Penentuan kebutuhan merupakan perencanaan pengadaan sarana pendidikan yang diperlukan dalam penyelenggaraan pendidikan. Sebelum mengadakan alat-alat tertentu atau fasilitas pendidikan terlebih dahulu harus melalui prosedur yang benar, yaitu melihat dan memeriksa kembali keadaan dan kekayaan yang telah ada, agar tidak terjadi sarana pendidikan yang mubazir, seperti pengadaan kembali sarana yang masih memadai dari segi kuantitas maupun kualitas atau pengadaan alat-alat yang tidak diperlukan dalam penyelenggaraan pendidikan. Setelah melalui prosedur yang benar, baru bisa ditentukan jenis sarana yang diperlukan berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah bersangkutan.
Penentuan sarana pendidikan sekolah juga harus mempertimbangkan siapa-siapa saja yang memfasilitasi atau membiayai pengadaan sarana tersebut. Pihak sekolah bisa mengajukan permohonan pengadaan sarana pendidikan kepada istansi atasan seperti kepada pemerintah melalui Disdikpora provinsi, kabupaten/kota, bisa juga kepada pihak komite sekolah mengajukan RAPBS (Rencana Anggaran Penerimaan dan Belanja Sekolah) pada waktu awal tahun pelajaran atau mungkin sumbangan dari masyarakat. Apabila pengajuan pengadaan sarana pendidikan tersebut hanya sebagian yang disetujui, maka harus menentukan sekala prioritas atau sarana yang paling penting dan mendesak diperlukan dalam penyelenggaraan pendidikan. Untuk memudahkan mengetahui sarana yang paling penting dan mendesak dalam keperluan pendidikan, maka pada daftar pengadaan sarana harus diurut dari nomor terkecil untuk sarana/fasiltas yang paling penting atau mendesak kemudian diikuti sarana yang lain sesuai dengan tingkat kepentingan.
Akhir-akhir ini telah banyak teoritisi mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan perlengkapan pendidikan di sakolah, antara lain adalah seorang teoritisi administrasi pendidikan, yaitu Jame J. Jones (1969). Jones menegaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah di awali dengan menganalisis jenis pengalaman pendidikan yang di berikan di sekolah itu. Janes mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah sebagai berikut :
a) Menganalisis kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapakan program untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk mengevaluasi keberadaan fasilitas dan membuat model perencanaan perlengkapan yang akan datang.
b) Melakuakan survei keseluruh unit sekolah untuk menyususn master plan untuk jangka waktu tertentu.
c) Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survei.
d) Mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang terpisah-pisah dalam usaha master plan.
e) Merancang setiap proyek yang terpisah-pisah sesuai dengan spesifikasi pendidikan yang diusulkan.
f) Mengembangkan dan menguatkan tawaran atau kontrak dan melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja yang diusulkan.
g) Melenkapi perlengkapan gedung dan meletakannya sehingga siap untuk digunakan.
Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat ditegaskan bahwa perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham, melainkan upaya memikirkan perlengkapan yang diperlukan di masa yang akan datang dan bagaimana pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan realistis tentang kondisi sekolah.
Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul terpenuhi, semua pihak yang dilibatkan atau ditunjuk sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah dimiliki, dana yang tersedia, dan harga pasar. Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum sekolah, metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.
Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu sebagai berikut :
a) Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
b) Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.
c) Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan perlengkapan sekolah.
d) Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
1. Harus betul-betul merupakan proses intelektual
2. Didasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi sekolah
3. Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran
4. Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek, dan harganya.
2. Penyimpanan Sarana Dan Prasarana Pendidikan
1. Hakikat Penyimpanan Sarana Dan Prasarana
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan dan umumnya barang tersebut adalah milik negara pada wadah/tempat yang telah disediakan. Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru ataupun sudah rusak yang dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang yang ditunjuk atau ditugaskan pada lembaga pendidikan. Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik dan aspek administratif. Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah yang diperlukan untuk menampung barang milik negara berasal dari pengadaan.
Aspek ini biasa disebut gudang, yang dapat dibedakan menjadi:
a. Gudang pusat, yaitu gudang yang diperlukan untuk menampung barang hasil pengadaan yang terletak pada unit. Biasanya gudang pusat juga digunakan untuk menyimpan barang yang akan dijadikan stok/persediaan.
b. Gudang penyalur, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang sementara sebelum disalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan.
c. Gudang transit, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang sementara sebelumdisalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan.
d. Gudang pemakai, yaitu gudang yang digunakan untuk meyimpan barang-barang yang akan dan telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.
Aspek administratif adalah hal-hal yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti: bendaharawan kepala gudang, urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan, dan pemeliharaan, urusan pengeluaran. Struktur organisasi penyimpanan.
2. Prosedur dan tata cara penyimpanan barang
a. Penerimaan, hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barang antara lain:
1) Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak yang menerima barang. Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam penerimaan dan pemeriksaan barang.
2) Memeriksa barang yang diterima baik fisik maupun kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.
3) Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang.
b. Penyimpanan barang dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam hal ini adalah:
1) Meneliti barang-barang yang akan disimpan
2) Menyiapkan barang-barang tersebut berdasarkan pengelompokkan-pengelompokkan tertentu/harga
3) Mencatat barang tersebut ke dalam buku penerimaan, kartu barang dan kartu stok.
4) Membuat denah lokasi barang-barang yang disimpan agar dapat dikeluarkan secara tepat.
5) Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB).
c. Penyimpanan sarana dapat dikatakan suatu kegiatan simpan menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru maupun rusak dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang yang ditunjuk pada suatu sekolah.
d. Penyimpanan barang dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Barang-barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
2) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penggunaan atas semua barang yang ada dalam ruang atau gudang.
3) Secara berkala atau insidental diadakan pengontrolan dan perhitungan barang persediaan agar diketahui apakah memenuhi kebutuhan.
4) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di gudang. Gudang dibedakan menurut bentuknya menjadi:
1) Gudang terbuka adalah gudang yang tidak berdinding dan tidak beratap, tetapi berlantai dan harus dikeraskan sesuai dengan berat barang-barang yang akan disimpan.
2) Gudang tertutup adalah gudang berdinding dan beratap yang konstruksinya disesuaikan dengan fungsi gudang itu.
Barang-barang yang sudah dianggarkan dalam pengadaan barang jika sudah terealisasi sebaiknya langsung disimpan ke bagian penyimpanan barang, selanjutnya diterima dan diinventarisasi dan dicatat ketika barang tersebut akan dikeluarkan agar terlihat tertib dan rapi. Untuk sekolah-sekolah besar biasanya ada seorang yang ditunjuk sebagai petugas penyimpanan barang di gudang, baik barang yang baru direncanakan dalam pengadaan barang mapunun yang sudah tidak dipakai atau rusak. Namun di sekolah yang sedang biasanya dilakukan oleh beberapa warga sekolah diantaranya penjaga sekolah dan guru.
Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:
1) Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi, dan aman.
2) Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar mudah ditemukan.
3) Barang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindung (lemari).
4) Barang-barang yang kecil seperti barang ATK disimpan dalam sebuah wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan.
5) Barang-barang yang besar ditempatkan dengan aman dan nyaman.
6) Barang elektronik sebaiknya disimpan di ruangan yang lebih aman seperti besi teralis.
7) Barang yang terbuat dari kertas diusahakan jauh dari tempat basah, lembab, dan air.
8) Barang yang disimpan dalam lemari sebaiknya sering dibuka untuk menghindari penjamuran bila lembab.
9) Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat yang bebas dari faktor perusak seperti panas, lembab, dan lapuk.
10) Mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.
11) Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu digunakan.
12) Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
13) Sebaiknya dilakukan kontrol atau service terhadap barang-barang tertentu agar tidak mudah rusak.
14) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Tugas dan tanggung jawab dalam penyimpanan dan pendistribusian Tanggung jawab untuk pelaksanaan yang tepat untuk penyimpanan harus dirumuskan secara terperinci dan dipahami dengan jelas oleh semua pihak yang berkepentingan. Pendistribusian perlatan dan perlengkapan pengajaran harus berada dalam tanggung jawab salah satu anggota staf yang ditunjuk karena pelaksanaan tanggung jawab ini hanya bersifat ketatausahaan, maka kurang tepat jika kepala sekolah atau guru sendiri yang langsung melaksanakannya, yang paling tepat adalah pegawai tata usaha. Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus senantiasa ditinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan program pengajaran. Kondisi di atas akan terpenuhi jika administrator mengikutsertakan semua guru dalam perencanaan seleksi distribusi dan penggunaan, penyimpanan, serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran yang semuanya mendorong mereka untuk memikirkan proses paling tepat dalam melayani kebutuhan-kebutuhan mereka.
3. Inventarisasi Sarana Prasarana Pendidikan
1. Pengertian inventanrisasi
Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah yang bersangkutan ke dalam suatu daftar inventaris barang secara teratur dan menurut ketentuan yang berlaku.
2. Tujuan inventarisasi
a. Tujuan umum
Inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang- barang milik negara atau swasta.
b. Tujuan khusus
1) Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang milik negara yang dimiliki oleh suatu organisasi.
2) Untuk menghemat keuangan negara baik dalam pengadaan maupun pemeliharaan dan penghapusan barang.
3) Bahan/pedoman untuk menghitung kekayaan negara dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4) Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
3. Fungsi inventarisasi
Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat berharga, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pengeluaran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan penghapusan.
Daftarbarang inventaris adalah suatu dokumen berisi jenis dan jumlah barang yang menjadi milik dan dikuasai negara, serta berada dibawah tanggung jawab sekolah. Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang lengkap, teratur, dan berkelanjutan dapat berfungsi untuk:
a. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang.
b. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam pengarahan pengadaan barang.
c. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang.
d. Memberikan data dan infromasi dalam menentukan keadaan barang sebagai dasar untuk menentukan penghapusannya.
e. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
4. Ketentuan pelaksanaan inventarisasi
Tiap kantor/satuan kerja organisasi yang merupakan satu kesatuan administrasi tersendiri harus menyelenggarakan administrasi barang milik negara yang diurus dan dikuasai secara rinci, lengkap, teratur menurut ketentuan yang berlaku.
a) Jika perlatan terpelihara baik umumnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
b) Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminimal mungkin.
c) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, akan lebih terkontrol sehingga menghindari kehilangan.
d) Dengan adanya pemeliharaan yang baik akan sedap dilihat dan dipandang.
e) Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.
4. Penataan Sarana Dan Prasarana Pendidikan
1.Penataan sarana dan prasarana pendidikan
Sebelum diadakan penataan dan pengaturan kebutuhan, diperlukan perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan dan penempatan barang.Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada penempatan diantaranya adalah:
a. Mudah dijangkau
b.Jauh dari keramaian
c.Jauh dari tempat berbahaya
d.Lingkungan yang aman dan kondusif
Penataan sarana dan prasarana pendidikan dapat dibagi menjadi:
a. Penataan barang bergerak
Barang bergerak adalah barang yang dapat dipindahkan dari penempatan sebelumnya, misalnya kursi, meja, dan lain-lain.
b. Penataan barang tidak bergerak
Barang tidak bergerak adalah barang yang tidak dapat dipindahkan, seperti tanah, gedung, halaman, lapangan, dan lain-lain. Dalam hal ini sebelum dibangun, terlebih dahulu dilakukan perencanaan yang matang agar tidak terjadi perbaikan yang menimbulkan pemborosan.
c. Penataan barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang yang tidak tahan lama, cepat susut, dan habis setelah digunakan atau dipakai, contoh kertas, karbon, kapur, spidol, dan lain-lain.
d. Penataan barang barang tidak habis pakai
Yaitu dengan cara mengatur barang yang ada dengan memberikan nomor dan kode pada barang tersebut sesuai dengan sandi yang berlaku. Hal ini dilakukan agar petugas dan pemakai lebih mudah memakai dan mengawasi pemakaiannya.
2.Pengaturan penggunaan sarana dan prasarana pendidikan
Setelah kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dapat terpenuhi dan tertata sesuai dengan pemakaiannya maka perlu diadakan pengaturan bagi pengguna sarana dan prasarana tersebut yaitu dengan cara:
a. Alat pelajaran diangkut ke kelas yang membutuhkan dan saat dikembalikan jumlah harus sama.
b. Alat pelajaran disimpan di suatu tempat, bila siswa ingin menggunakan, siswa mengajak guru yang mengajar untuk membawa barang tersebut.
Untuk menjamin kelancaran pengaturan sarana dan prasarana pendidikan maka sangat penting dipenuhi beberapa hal:
a. Sekolah mempunyai guru yang betul-betul konsern terhadapkeberadaan barang yang ada di sekolahnya demi kemajuan pendidikan.
b. Pihak sekolah benar-benar taat asas dan disiplin dalam melaksanakan ketentuan manajemen sarana dan prasarana, hal ini diharapkan dapat menekan sekecil mungkin kesalahan.
c. Kepala sekolah hendaknya selalu mengecek keberadaan barang inventaris dan memberikan tanggung jawab penuh pengawasan keberadaan barang yang berada dalam ruangan tersebut pada guru yang bersangkutan.
d. Kepala sekolah hendaknya memberikan pembagian tugas selain pengurus barang, hendaknya ada petugas khusus yang bertanggung jawab atas ruangan-ruangan khusus.
e. Untuk mengatasi apabila tidak ada gudang,maka kepala sekolah dapat menugaskan kepada penjaga sekolah untuk membuatkan ruang sementara yang dapat digunakan untuk menyimpan barang-barang.
5. Pengawasan dan Pengendalian Sarana Dan Prasarana Pendidikan
1. Pengertian pengawasan
Pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijaksanaan yang telah ditentukan. Pengawasan bukan hanyamencari kesalahan saja, tetapi juga mencari hal-hal yang sudahbaik untuk dikembangkan lebih lanjut.
2. Tujuan pengawasan
Agar hasil pekerjaan diperoleh secara berdaya guna yaituhasil yang sesuai dan tepat dengan pengeluaran yang seminimalmungkin dan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
3. Jenis pengawasan
a. Pengawasan dari dalam
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasanyang dibentuk di dalam organisasi tersebut.
b. Pengawasan dari luar
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasandari luar organisasi tersebut.
c. Pengawasan preventif
Yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itudilakukan.
d. Pengawasan represif
Yaitu pngawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaanpekerjaan.
4. Metode pengawasan
Metode pengawasan adalah suatu cara melakukanpengawasan untuk menjaga agar pelaksanaannya dapat dilakukansecara efektif dan efisien sesuai dengan rencana yang telahditetapkan sehingga dapat mengakibatkan produktivitas kerjatinggi. Metode-metode tersebut terdiri dari:
a. Pengawasan langsung, yaitu pengawasan yang dilakukansecara langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan baikdengan sistem inspektif, verifikatif, maupun dengan sisteminvestigative sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturanperundangan yang berlaku.
b. Pengawasan tidak langsung, yaitu pengawasan yang secaraformal dilakukan oleh aparat pengawasan yang bertindak atasnama pimpinan organisasinya.
c. Pengawasan informal, yaitu pengawasan yang tidak melaluisaluran formal atau prosedur yang telah ditentukan.
d. Pengawasan administratif, yaitu pengawasan yang meliputibidang keuangan, kepegawaian, dan material.
e. Pengawasan teknis, yaitu pengawasan terhadap hal-hal yangbersifat fisik.
5. Sasaran pengawasan
a. Unit satuan kerja
b. Bidang yang meliputi :
1) Bidang organisasi
2) Bidang kepegawaian
3) Bidang keuangan
4) Bidang proyek pembangunan
5) Bidang pendidikan dasar dan menengah
6) Bidang pendidikan tinggi
7) Bidang pendidikan luar sekolah
8) Bidang kebudayaan
6. Prinsip pengawasan
Prinsip pengawasan adalah landasan atau acuan dalammelakukan kegiatan pengawasan agar pengawasan tersebut dapatterarah sesuai dengan yang diharapkan. Pelaksanaan pengawasanmenggunakan prinsip-prinsip pengawasan diantaranya mencakup:
a. Pengawasan berpedoman pada kebijakan yang berlaku
Untuk dapat mengetahui dan menilai ada tidaknya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus berpangkaltolak dari keputusan pimpinan yang tercantum dalam tujuan,sasaran, pedoman, dan yang telah ditetapkan.
b. Pengawasan bukan tujuan utama
Pengawasan hendaknya tidak dijadikan tujuan utama, tetapisarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi danefektivitas pencapaian tujuan organisasi.
c. Prinsip organisasi
Fungsi pengawasan adalah untuk memudahkan jalannyaorganisasi oleh karena itu pengawasan ada pada setiappimpinan atau satuan kerja dan atasan menurut fungsi masing-masing.
d. Prinsip penyesuaian kebutuhan
Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dankebutuhan organisasi.
e. Prinsip penemuan fakta
Pengawasan hendaknya didasarkan pada penemuan faktatentang pelaksanaan tugas/pekerjaan dan berbagai faktor yangmempengaruhinya.
f. Prinsip pencegahan
Kegiatan pengawasan hendaknya mampu melihat jauh kedepan sehingga secara dini dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya penyimpangan atau penyelewengan dan terjadinyakesalahan-kesalahan berkembang dan terulang.
g. Prinsip pengendalian
Kegiatan pengawasan harus mampu memberikan bimbinganteknik operasional, teknik administrasi dan bantuan pemecahanmasalah untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
h. Prinsip perbaikan dan pengembangan
Kegiatan pengawasan berusaha mencari dan menemukan apayang salah dan sifat kesalahan dan menemukan penyebabkesalahan, serta cara bagaimana memperbaiki untuktercapainya hasil yang lebih baik dan dikembangkan sesuaidengan tujuan yang telah ditetapkan.
i. Prinsip komunikasi
Kegiatan pengawasan berfungsi sebagai sarana hubunganantara pusat dan daerah, antara pimpinan dengan bawahansehingga tercapai pendekatan secara pribadi untuk memupukhubungan kerja yang lebih baik.
j. Prinsip pemahaman
Kegiatan pengawasan hendaknya dipahami oleh semua pihakbaik oleh pemerintah, lembaga pendidikan maupun masyarakat.
k. Prinsip objektivitas
Kegiatan pengawasan harus berdasarkan kepribadian yangdilandasi unsur jujur, nurani, bijaksana, dan tanggung jawabsehingga menimbulkan kepercayaan dan rasa hormat.
l. Prinsip koordinasi
Kegiatan pengawasan harus dapat melaksanakan pengaturankerjasama yang baik sehingga dapat mewujudkan kegiatanyang terpadu dan selaras.
m. Prinsip protektif
Kegiatan pengawasan harus berusaha menghindarkantimbulnya kerugian pada pihak yang ternyata tidak bersalah.
n. Prinsip efektif dan efisien
Kegiatan pengawasan harus berusaha menghindarkan secaratepat sasaran dan sesuai dengan tujuan pengawasan bukanjustru menghambat efisiensi pelaksanaan tetapi untuk hemattenaga, waktu dan biaya sehingga hasil pengawasan dapattepat guna dan berhasil guna.
7. Prosedur pengawasan
a. Observasi
Digunakan untuk mengadakan penilaian atau evaluasi baikterhadap pimpinan atau bawahannya. Digunakan untuk auditdan review terhadap apa yang telah dilakukan.
b. Pemberian contoh
Apa yang dikerjakan oleh pimpinan seharusnya juga dikerjakanpula oleh bawahannya dan sebaliknya pimpinan akan seganmenindak terhadap bawahannya kalau ia sendiri tidak dapatmengerjakannya.
c. Pencatatan pelaporan
Suatu alat pembuktian, dapat berupa catatan atau laporan.
d. Pembatasan wewenang
Untuk menjaga agar seseorang tidak melakukan hal yangmelebihi wewenangnya serta untuk menghindari penyimpangan.
e. Menentukan peraturan perintah prosedur
1) Peraturan pada umumnya melarang bentuk tingkah lakuyang khusus atau jika diizinkan akan dapat menggangguusaha-usaha serta membahayakan organisasi.
2) Prosedur mengatur kegiatan yang harus dilakukan yangmerupakan suatu rangkaian kegiatan melalui anggota-anggota suatu organisasi untuk melayani dan menerimadalam suatu situasi tertentu.
f. Sensor
Tindakan pengamanan agar kesalahan-kesalahan yang akantimbul segera dapat dicegah atau diperbaiki dan tindakanpembetulan sebelum terlambat.
g. Anggaran
Alat dari pimpinan agar dilaksanakan. Suatu petunjuk untukmengembangkan dan memajukan organisasi, penilai suksesnyasuatu rencana.
8. Syarat umum pengawasan
a. Menentukan standar pengawasan yang baik dan tepatdilaksanakan.
b. Menghindarkan danya tekanan, paksaan yang menyebabkanpenyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.
c. Melaksanakan koreksi rencana yang dapat digunakan untukmengadakan perbaikan serta penyempurnaan rencana yangakan datang.
9. Pimpinan dalam proses pengawasan
Peranan pimpinan dalam proses pengawasan merupakanbagian yang fundamental. Hal tersebut bukan berarti mendominasibawahannya, tetapi dalam arti memberikan bimbingan danpengawasan terhadap usaha-usaha dari bawahannya untukmencapai hasil yang telah ditetapkan dalam rencana maupunpelaksanaan pengawasan dilakukan oleh setiap unit organisasi,baik di pusat maupun daerah agar terciptanya kesatuan bahasadan tindakan, guna menghindarkan adanya tumpang tindih danjarak pemisah, inspektur jenderal mengkoordinasikan kegiatanpengawasan intern baik administratif maupun teknis operasional disemua unit Depdiknas.
10. Organisai pengawasan
a.Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan
1) Mempersiapkan perumusan kebijaksanaan pengawasankeuangan dan pengawasan pembangunan.
2) Menyelenggarakan pengawasan pembangunan.
b.Inspektorat Jenderal
Pengawasan terhadap setiap unsur atau instansi di lingkungandepartemen yang dipandang perlu meliputi bidang administrasiumum, administrasi keuangan, hasil-hasil fisik dari pelaksanaanproyek-proyek pembangunan, dan lain-lain.
c.Inspektorat Wilayah Provinsi
Adalah perangkat pengawasan umum yang langsung berada dibawah dan bertanggung jawab kepada gubernur kepala daerahtingkat I dalam kedudukannya selaku kepala wilayah provinsi.
d.Pengawasan oleh Kekuasaan Kehakiman
Pengawasan tersebut akan selalu berbentuk pengawasan yangbersifat represif, maksudnya pengawasan tersebut dilakukan setelah ada perbuatan konkret dari aparat pemerintah yangdianggap merugikan pihak lawan berbuat.
e. Tindak Lanjut
Hasil temuan pengawasan harus diikuti dengan tindak lanjutsebagai bahan pertimbangan dalam langkah-langkah yangdipandang perlu, baik untuk penyempurnaan dan penerbitan.
6. Penyaluran
Penyaluran merupakan kegiatan pemindahan barang dantanggung jawab dari instansi satu ke instansi lain. Dalampenyerahan barang, jangan sampai lupa mengisi suratpengantar, faktur, tanda terima penyerahan barang.
7. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus untukmengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dansiap pakai. Maka barang-barang tersebut perlu dirawatsecara baik dan terus menerus untuk menghindarkanadanya unsur-unsur pengganggu/perusaknya. Dengandemikian kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula disebutpemeliharaan atau perawatan.
a. Macam-macam pemeliharaan :
1) Pemeliharaan darurat adalah pemeliharaan yang tidak terencana karena mengabaikan pemeliharaan pencegahan.
2) Pemeliharaan korektif dimana dilakukan sesuai dengan usia barang.
3) Pemeliharaan pencegahan/terencana.
4) Perawatan yang dilakukan secara berkala atau terus menerus.
5) Penggantian ringan yang dilakukan karena adanya kerusakan kecil.
b. Proses pemeliharaan
Pemeliharaan dilakukan khusus terhadap barang inventaris yang sedang dalam pemakaian tanpa mengubah atau mengurangi bentuk kontruksi asli. Pemeliharaan dibagi menjadi:
a) Berdasarkan kurun waktu
1) Pemeliharaan harian
Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari. Dilaksanakan oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang itu.
2) Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan.
b) Umur penggunaan barang pada instansi dapat dilihat dari dua aspek :
1) Usia barang secara fisik
Setiap barang terutama barang elektronik atau mesin mempunyai batas waktu tertentu dalam penggunaannya.
2) Usia barang secara administratif
Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari jarang ditemui barang yang keadaanya secara fisik telah 0%, sebab kalau terjadi hal yang demikian jelas telah mengganggu kelancaran kegiatan dalam organisasi, oleh karena itu biasanya barang dalam kondisi yang kapasitasnya lebih kurang dari 50% sudah diusulkan untuk dihapuskan karena hanya akan mempersempit ruangan saja dan biaya perawatannya juga akan lebih besar.
3) Pemeliharaan dalam aspek hukum
Ditujukan untuk memperjelas kepemlikian barang sehingga tidak dapat diganggu oleh pihak lain. Pemeliharaan ini dapat berbentuk:
a) Pengurusan sertifikat kepemilikan tanah
b) Surat izin mendirikan dan penggunaan bangunan
c) Pengurusan STNK dan BPKB pada kendaraan bermotor dan surat-surat lainnya
a. Pemeliharaan dari segi penggunaan
Barang yang digunakan harus sesuai dengan fungsinya sehingga dapat mengurangi kerusakan pada barang tersebut. Penggunaan barang umumnya dibedakan menjadi dua hal, yaitu memperlakukan dan menjalankan. Istilah-istilah ini dalam kegiatan sehari-hari kadang kala dicampuradukkan pengertiannya karena dalam kenyataannya alat-alat yang tidak pernah dijalankan tetapi digunakan seperti penggaris, papan tulis, pensil, dan lain-lain.
b. Perawatan berkala
1) Perbaikan atau pengecatan kusen-kusen, pintu, tembok, dan komponen bangunan lainnya yang terlihat kusam.
2) Perbaikan mebeulair serta pengecatan ulang.
3) Pengecatan terhadap keamanan sarana bermain atau tempat upacara.
4) Perbaikan genteng rusak/pecah sehingga terjadi kebocoran.
5) Pelapisan plesteran pada tembok yang retak atau terkelupas.
6) Pembersihan dan pengeringan lantai halaman atau selasar yang terkena air hujan/air tergenang.
c. Perbaikan darurat
1) Dilakukan terhadapa kerusakan yang tidak terduga sebelumnya dan berbahaya/merugikan apabila tidak diantisipasi secepatnya.
2) Perbaikan bersifat sementara harus cepat selesai sehingga kerusakan tidak bertambah parah, kegiatan belajar mengajar tidak terganggu
3) Dilaksanakan secara swakelola
4) Harus segera dilaksanakan perbaikan permanen.
d. Perawatan preventif
Perawatan preventif adalah peawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelunya. Tujuannya adalah untuk mencegah atau mengurangi kemungkinan sarana dan prasarana tidak bekerja dengan normal dan membantu agar sarana dan prasarana dapat aktif bekerja sesuai dengan fungsinya. Pekerjaan yang tergolong perawatan adalah melihat, mengecek, menyetel, mengkalibrasi, meminyaki, penggantian suku cadang, dan sebagainya. Program perawatan preventif adalah tindakan perawatan yang dilakukan secara periodik dan terencana untuk merawat fasilitas fisik sekolah dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan, membantu ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan, terjalin keselamatan SDM yang menggunakan sarana dan prasarana tersebut.
e. Pelaksanaan program perawatan preventif
1) Memberikan arahan kepada tim pelaksana perawatan preventif dan adakan kaji ulang terhadap program yang telah dilaksanakan secara teratur.
2) Mengupayakan pemantauan bulanan ke lokasi tempat sarana dan prasarana untuk mengevaluasi aktivitas pelaksanaan berdasarkan jadwal yang telah direncanakan.
8. Rehabilitasi
Baik barang bergerak maupun tidak bergerak yangdipergunakan memang tidak ada yang abadi atau luput darikerusakan, meskipun telah kita lakukan pemeliharaansecara baik. Kerusakan tersebut terjadi sebagai akibatkerusakan suku cadangnya karena gesekan, benturan, dansebagainya.
Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barangdari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian sukucadangnya agar barang-barang tersebut dapat digunakanlagi sehingga mempunyai daya pakai yang lebih lama.
9. Penghapusan
Bila biaya rehabilitasi lebih besar sedang daya pakai terlalusingkat, maka barang tersebut lebih baik dikeluarkan daridaftar inventaris (dihapus) dan harus berdasarkan UU yangberlaku.
Proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan / menghilangkan barang-barang milik negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku disebut penghapusan.
Penghapusan sebagai salah satu fungsi administrasi saranapendidikan mempunyai arti :
1. Mencegah kerugian atau pemborosan dari biaya perbaikan
2. Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris
3. Membebaskan satuan organisasi dalam pengurusan barang yang tidak produktif lagi.
4. Membebaskan ruangan atau perkarangan kantor dari penumpukan barang yang tidak di pergunakan.
Sedangkan jenis-jenis penghapusan yaitu
1. Menghapus dengan menjual barang-barang melalui Kantor Lelang Negara
2. Mengembalikan ke negara untuk digantikan yang lebih baru.
3. Pemusnahan
Pemusnahan berarti meniadakan barang-barang yang dianggap sudah tidak layak untuk digunakan dengan cara misalnya
C. TANGGUNG JAWAB KEPALA SEKOLAH DAN GURU DALAM PENGAWASAN
Kepala sekolah bertanggung jawab terhadap pengawasandan pengendalian sarana dan prasarana pendidikan, adapun salahsatu tujuannya adalah untuk menghindari adanya penyelewengan.Tanggung jawab kepala sekolah untuk melakukan pengawasandan koreksi terhadap kondisi sarana dan prasarana termasukruangan sekolah dan terus menerus ruang lainnya dan halamanserta perlengkapannya harus dilaksanakan terus menerus danteratur. Dalam melaksanakan tugas tersebut perlu diadakanpertemuan dengan penjaga kebersihan sekolah mengenaimasalah-masalah dan kekurangan-kekurangan yang harus diatasi.Pengawasan harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga hal-halyang sekecil-kecilnya pun tidak lepas dari tanggung jawabnya.Salah satu tujuan yang akan dicapai dalam pengawasan adalah menciptakan kondisi lingkungan yang sehat dan membudayakanbersih kepada murid-murid.
D. STANDARISASI MINIMAL FASILITAS SEKOLAH MENENGAH ATAS
Berdasarkan Permendiknas Nomor 24 tahun 2007 tentang Standar Sarana Dan Prasarana, maka Sebuah SMA/MA sekurang-kurangnya memiliki prasarana sebagai berikut:
1. ruang kelas,
2. ruang perpustakaan,
3. ruang laboratorium biologi,
4. ruang laboratorium fisika,
5. ruang laboratorium kimia,
6. ruang laboratorium komputer,
7. ruang laboratorium bahasa,
8. ruang pimpinan,
9. ruang guru,
10. ruang tata usaha,
11. tempat beribadah,
12. ruang konseling,
13. ruang UKS,
14. ruang organisasi kesiswaan,
15. jamban,
16. gudang,
17. ruang sirkulasi,
18. tempat bermain/berolahraga.
Sebagai contoh adalah untuk laboraturium biologi di SMA memiliki standar:
a. Ruang laboratorium biologi berfungsi sebagai tempat berlangsungnya kegiatan pembelajaran biologi secara praktik yang memerlukan peralatan khusus.
b. Ruang laboratorium biologi dapat menampung minimum satu rombongan belajar.
c. Rasio minimum ruang laboratorium biologi adalah 2,4 m2/peserta didik. Untuk rombongan belajar dengan peserta didik kurang dari 20 orang, luas minimum ruang laboratorium adalah 48 m2 termasuk luas ruang penyimpanan dan persiapan 18 m2. Lebar minimum ruang laboratorium biologi adalah 5 m.
d. Ruang laboratorium biologi memiliki fasilitas yang memungkinkan pencahayaan memadai untuk membaca buku dan mengamati objek percobaan.
0 Comments:
Posting Komentar